Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger

AP Pension tager sikkerheden for ​​dine data alvorligt. Vi har interne procedurer på plads for at sikre, at dine data ikke går tabt, ved et uheld ødelægges, misbruges eller videregives, og at der ikke er adgang til dine data for andre end de medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for adgang.

1. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Som en del af rekrutteringsprocessen indsamler og behandler AP Pension personlige data vedrørende jobansøgere. Dette inkluderer navn, adresse, kontaktoplysninger, kvalifikationer, færdigheder, erfaring og ansættelseshistorie og anden info, der kan være relevant for rekrutteringsprocessen. AP Pension kan indsamle disse oplysninger på forskellige måder. For eksempel kan data være indeholdt i ansøgningsskemaer, CV'er eller genoptagelser, hentet fra identitetsdokumenter eller gennem interviews eller andre former for vurderinger.

AP Pension kan også indsamle personlige data om dig fra tredjeparter, såsom referencer leveret af tidligere arbejdsgivere. Vi vil ikke søge information fra tredjeparter uden din accept. Data lagres på en række forskellige steder, herunder på din ansøgningssag, i HR- og rekrutteringsstyringssystemer og på andre IT-systemer (inklusive e-mail). 

De oplysninger, som AP Pension behandler i forbindelse med rekrutteringsprocessen, vil typisk falde i kategorien af almindelige oplysninger. Følsomme oplysninger som eksempelvis helbred mv. behandler AP Pension kun, hvis du af egen drift indsender oplysninger herom i dit ansøgningsmateriale. Det samme gælder CPR-nummer.

Dine oplysninger kan deles internt med henblik på rekrutteringsprocessen. Dette inkluderer medlemmer af HR og ansættelsesudvalg, interviewere involveret i rekrutteringsprocessen og ledere i forretningsområdet med en ledig stilling.

AP Pension har en legitim interesse i at behandle personoplysninger under ansættelsesprocessen, der gør det muligt for AP Pension at styre ansættelsesprocessen, vurdere og bekræfte en kandidats egnethed til ansættelse og beslutte, hvem de skal tilbyde et job.

Hvis du fremsender følsomme oplysninger som en del af dit ansøgningsmateriale, anser vi din fremsendelse heraf som et samtykke til, at vi må behandle oplysningerne i rekrutteringsprocessen, og vores behandling vil i så fald være baseret på dit samtykke.

Du er ikke underlagt nogen lovbestemt eller kontraktmæssig forpligtelse til at levere data til AP Pension under rekrutteringsprocessen. Ved manglende levering af de ønskede data kan AP Pension dog muligvis ikke behandle din ansøgning og det kan få betydning for AP Pensions mulighed for at inddrage relevante aspekter i vurderingen af din ansøgning.

2. Modtagere eller kategorier af modtagere

AP Pension videregiver i visse tilfælde dine personoplysninger inden for AP-koncernen til interne formål relateret til rekrutteringsprocessen. Desuden vil relevante personoplysninger blive videregivet til blandt andet databehandlere og samarbejdspartnere i relation til rekrutteringsprocessen.

Under rekrutteringsprocessen vil AP Pension ofte anvende tests, herunder personlighedstests og faglige tests. Testbesvarelserne vil typisk blive bearbejdet hos en ekstern leverandør, med speciale i rekrutteringstests, hvorefter de bearbejdede analyser bliver leveret til AP Pension.

3. Overførsel til modtagere i tredje lande, herunder internationale organisationer

Der sker ikke overførsel af dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen har AP Pension indgået databehandleraftaler med følgende databehandlere:

• HR-On (Rekrutteringssystem)
• Master Danmark People Platform
• Insights Discovery

Vil du vide mere, kan du henvende dig til AP Pensions databeskyttelsesrådgiver (se kontaktoplysninger nedenfor).

4. Hvor personoplysningerne stammer fra

I forbindelse en ansøgning og vores rekrutteringsproces har vi brug for personoplysninger om ansøgeren. Dem kan vi f.eks. modtage fra:

• Ansøgeren selv
• Referencer
• Via fremsendt dokumentationsmateriale vedr. kvalifikationer, erfaringer, uddannelse m.v.
• Databehandlere bl.a. på baggrund af behandlede testresultater og lign.

5. Opbevaring af dine personoplysninger

Du har givet samtykke til opbevaring af dine data i vores rekrutteringssystem i et halvt år efter at rekrutteringsprocessen er slut. Herefter slettes de automatisk, medmindre du aktivt vælger at forny dit samtykke for 6 måneder ad gangen.

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke. Dette gøres ved at sende en e-mail til hr@appension.dk.

Hvis du bliver ansat, bliver dine ansøgningsoplysninger overført til din personalemappe, og vi opbevarer dem så længe du er ansat og i fem år derefter.

6. Retten til at trække samtykke tilbage

Har du givet samtykke til, at vi må anvende dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at sende en e-mail til hr@appension.dk. 

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Det er frivilligt at afgive et samtykke, og samtykke er ikke en forudsætning for at søge og komme i betragtning til en ledig stilling hos AP Pension.

7. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Dem kan du læse om herunder. 

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. 

Ret til at se oplysninger (indsigtsret) 
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række andre oplysninger. 

Ret til berigtigelse (rettelse) 
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. 

Ret til sletning 
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for vores generelle sletning indtræffer. 

Ret til begrænsning af behandling 
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. I det tilfælde må vi fremover kun behandle oplysningerne (bortset fra opbevaring) med dit samtykke eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 

Ret til indsigelse 
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring. 

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) 
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. 

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk.

8. Sådan kontakter du os

AP Pension er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor. 

AP Pension 
Østbanegade 135 
2100 København Ø 
CVR-nummer: 18 53 08 99 
Telefon: 3916 5000 
E-mail: hr@appension.dk

Hvis du har generelle spørgsmål til vores håndtering af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

E-mail: dpo@appension.dk
Brev: Østbanegade 135, 2100 København Ø, att. ”databeskyttelsesrådgiver”

9. Klagemulighed

Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, opfordrer vi dig til at kontakte os. Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.

 

Senest opdateret 10.4.2024